Membangun Megaproyek di Era Industri 4.0: Sebuah Catatan RUMI-U

Dalam seri RUMI-U Masterclass ketujuh di tahun 2021, Rumah Mentor Indonesia dan Daya Dimensi Indonesia kembali berkolaborasi dengan expert dari the University of Oxford. Kali ini, RUMI-U mengangkat tema “Managing Megaprojects” dengan panelis utama Dr. Atif Ansar, DPhil (OXON), Senior Fellow, Megaproject Management, Saïd Business School, the University of Oxford dan Executive Chairman of Foresight Works. Dr. Atif ditemani oleh Darmawan Prasodjo, PhD. selaku Wakil Direktur Utama PT PLN (Persero), yang menjelaskan tentang megaproyek di pasar Indonesia. Sesi ini dimulai dengan opening remarks dari Prof. Dr. Kuntoro Mangkusubroto dari Steering Committee RUMI dan Dr. Teddy Tjandra, Presiden Oxford Society Indonesia.

Dr. Atif membuka paparannya dengan sebuah pertanyaan: “Why do megaprojects fail?”. Megaproyek didefinisikan sebagai investasi berskala besar yang bernilai lebih dari 1 milyar USD dan berpotensi untuk melakukan transformasi besar-besaran pada perusahaan, masyarakat, dan negara. Proyek berskala besar berikut permasalahannya sendiri sudah ada sejak zaman dahulu kala, seperti pembangunan aqueducts padaera romawi kuno. Namun, banyak yang masih belum berubah hingga sekarang.

Salah satu contoh yang paling besar adalah ketergantungan megaproyek pada pekerjaan manual dan padat karya. Dr. Atif membandingkan efisiensi beberapa sektor seperti perbankan, logistik, dan computing yang semakin membaik setiap tahun dengan konstruksi yang justru membutuhkan 20% lebih banyak SDM dibandingkan sebelumnya. Pada era revolusi industri 4.0 yang data-driven, megaproyek pun masih ketinggalan jauh. Dr. Atif mengambil contoh dari proses pencatatan transaksi dan pembukuan. Wal-Mart sebagai sebuah Fortune 500 company mampu menyelesaikan pencatatan bulanan dalam 1 minggu dan rata-rata institusi pemerintahan di Inggris melakukannya dalam 1 bulan. Di era di mana Amazon mampu menyelesaikan pencatatan sebulan dalam 1 hari berkat AI dan teknologi robotik, masih banyak megaproyek belum bisa menyelesaikan pembukuan karena masalah litigasi, seperti proyek XRL di Hong Kong. Bookkeeping yang dilihat sebagai pekerjaan back-office pun dapat mendukung performa proyek ketika didukung dengan teknologi.

Berdasarkan studi observasi terhadap lebih dari 6000 megaproyek di seluruh dunia, terdapat dua masalah besar yang sering ditemui, yakni cost overruns dan time overruns. Tergantung jenis aset yang dikerjakan, cost overrun atau pembengkakan biaya biasa terjadi sebesar 30-100% per proyek. Sedangkan time overruns atau keterlambatan waktu pengerjaan juga menjadi kendala. Proyek besar yang memakan waktu belasan tahun tidak dapat menyelesaikan masalah saat ini juga, sehingga menyebabkan kerugian jangka pendek.

Penyebab masalah pada megaproyek sendiri dapat dikategorikan menjadi tiga hal: optimism bias, strategic misrepresentation, dan complexity. Optimism bias bersifat kognitif, yakni rasa percaya diri berlebih yang berakibat pada kesalahan eksekusi perencanaan. Mengetahui tentang optimism bias tidak cukup, karena itu diperlukan prosedur dan pengukuran yang jelas dalam setiap tahap pengerjaan proyek. Penyebab kedua adalah strategic misrepresentation, yang biasa terjadi melalui prediksi manfaat proyek secara berlebihan agar proyek mendapat dukungan. Dr. Atif menunjukkan bahwa strategic misrepresentation pada megaproyek telah ada sejak abad pertengahan, seperti ditekankan oleh Niccolò Machiavelli dalam bukunya, “The Prince.”

Penyebab terakhir, complexity, tidak berasal dari psikologis maupun politik seperti dua yang sebelumnya, melainkan sifat fisik dari masalah itu sendiri. Megaproyek terdiri atas ribuan tugas yang saling terhubung menjadi sebuah ekosistem yang sangat kompleks. “As a task increases in a linear fashion, its complexity increases in a non-linear, power law scale. Quantity has a quality of its own,” tegas Dr. Atif. Karena itu kesalahan kecil dapat berakibat fatal pada proyek secara keseluruhan. Selain ketiga faktor di atas, hal lain yang perlu diatur agar tidak memperburuk kegagalan megaproyek adalah manajemen informasi; seperti poor information floats, the velocity of the information dissemination, the type of information, dan volume of information.

Setelah pemaparan dari Dr. Atif, Darmawan Prasodjo, PhD. memberikan pengalamannya dalam menangani megaproyek dan tantangan yang dihadapi oleh PLN. Salah satunya adalah kesulitan untuk memprediksi masa depan dengan informasi yang dimiliki saat ini, atau sebut Darmawan, “shooting in the dark.” Solusi yang dilakukan oleh PLN adalah mengatasi VUCA (Volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) dengan VUCA (vision, understanding, clarity, agility).

Untuk memenuhi tujuan carbon neutral pada tahun 2060, PLN harus mulai mengurangi penggunaan pembangkit listrik tenaga fosil seperti batu bara dan bergerak ke energi terbarukan seperti tenaga surya. Inovasi ini dipercaya dapat memberikan solusi atas konsistensi pasokan listrik PLN seperti oversupply dan underutilisation pada beberapa PLT. Selain itu untuk mendukung transformasi ini, PLN juga melakukan sejumlah inovasi digital dan integrasi data untuk memberikan pelayanan yang lebih baik untuk para stakeholder. Darmawan percaya, megaproyek yang mencakup seantero perusahaan ini akan mengubah business model PLN menjadi perusahaan yang terdepan dalam teknologi.

Pada akhir sesi, Dr. Atif menekankan pentingnya teknologi dan kompetensi pemimpin dalam menangani megaproyek. Pemanfaatan teknologi dan digitalisasi seperti artificial intelligence, robotics, dan data analytics dapat mendukung perusahaan untuk memitigasi risiko masalah. Dalam sesi tanya jawab, Dr. Atif juga menjelaskan tentang talenta yang dibutuhkan untuk memimpin proyek berskala besar. Menggunakan analogi dari temuan seorang rekan akademisi Oxford, Dr. Atif menjelaskan bahwa pemimpin megaproyek perlu menjadi fox (rubah), yakni pemimpin yang agile dan bersedia belajar hal baru, dan bukan hedgehog (landak), atau pemimpin yang hanya mengetahui satu hal secara mendalam.

Webinar kali ini menandai acara terakhir dari seri Masterclass RUMI-U pada tahun 2021. RUMI dan Daya Dimensi Indonesia berterima kasih atas partisipasi seluruh narasumber, partner, dan peserta dalam membangun komunitas pemimpin yang terus haus akan pengetahuan baru dan saing mengajari. Sampai jumpa di webinar RUMI dan Daya Dimensi Indonesia selanjutnya! (GZN)